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如何在Microsoft 365中的Outlook中使用“待办事项”以提高工作效率

时间:2020-06-26     来源:系统堂     游览量:

  如何在Microsoft 365中的Outlook中使用“待办事项”以提高工作效率

  Microsoft Outlook与任务管理工具To Do集成在一起,可以帮助您提高工作效率。使用方法如下。

  • 通过“我的一天”视图,您可以添加每天要完成的任务

  • “重要”视图使您可以添加重要且紧急的任务

  • “计划的”视图可让您添加将来的任务

  • 您还可以查看电子邮件中的任务,以及带有“分配给您”和“浮动电子邮件”部分的Microsoft Planner

  适用于所有Windows 10版本

  如果您是Microsoft 365个人,家庭或企业订户,则在Web上的Outlook中查看侧栏时,可能已经注意到邮箱右下角的复选标记。如果您还单击“ 尝试新的Outlook”开关,则该链接将使您可以尝试与Microsoft新的任务管理工具“待办事宜”进行预览集成。

  小型企业所有者,学生,父母或老师都可以使用此工具。它可以提取重要的已标记电子邮件,向您显示已计划的内容,甚至可以在Microsoft Planner中提取您的任务。下面是所有这些内容,以及如何利用它来提高生产力。

  “待办事项”中值得注意的第一件事就是所谓的“我的一天”。我的一天是一个全新的开始,可以添加您每天要完成的某些任务。您可以使用“ 添加任务” 按钮手动添加常见任务,也可以通过屏幕顶部的灯泡图标查看当天的建议行程和其他项目。当“待办事项”认为您应该添加建议时,将根据“ 昨天”,“ 稍后 ”和“ 更早”对建议进行分组。您可以单击任务旁边的+图标将其添加,也可以单击圆圈框将其完成。“我的日子”页面上可用的其他选项包括排序选项。您将看到按重要性,截止日期,字母或创建日期排序的选项。

  还要注意的是“待办事项”中的“任务”部分。这显示在侧栏的底部,是您将在接下来将要讨论的所有类别中添加的“要做的事情”的列表。

如何在Microsoft 365中的Outlook中使用“待办事项”以提高工作效率

  待办事项中的下一个步骤是所谓的“重要”。做事重要是您已标记为紧迫的任务的集合,说要参加那个重要的会议,对论文进行评分,甚至喂小猫。由于您将在旁边看到星号图标,因此这些图标将获得更多的视觉关注。但是,重要任务的工作原理与其他任务一样。使用“ 添加任务”按钮创建一个按钮后,您会看到它填充了列表,并可以用星号标记为重要。您可以通过点击圆圈复选框来完成它。“待办事项”中的所有任务都会在任务旁边带有一个图标,以告诉您它的来源-无论是“我的一天”还是电子邮件。

  

  待办事项中的第三个领域是计划的。顾名思义,计划中的任务是未来的任务。您可以使用+图标创建这些任务,然后单击添加。添加后,您可以通过右键单击并选择另一个日期来更改截止日期。同时,使用传统的左键单击任务将为您提供提醒选项,步骤和更多选项,以设置不同的日期。您甚至可以根据需要附加文件或留下笔记。

  

  如果您的小型企业或学校已订阅Microsoft 365并使用Microsoft Planner,则本部分内容适合您。“分配给您”部分将向您显示由管理人员通过“待办事项”或Microsoft Planner分配给您的任务。

  您可能需要单击侧边栏弹出窗口中的“ 创建” 按钮来查看它,以将您的Planner帐户链接到“待办事项”。设置完成后,所有“计划器”任务都将显示在“待办事项”中。点击甚至可以看到旧的。。。然后选择 显示已完成的任务。这是一个漂亮的小功能,可以使您的工作效率大大提高,并可以查看您当天需要完成的所有任务。

  我们还将讨论“标记的电子邮件”部分。如果您在Ourlook中标记了任何电子邮件,它们将显示在“待办事项”的此部分中。在这里,您可以右键单击该任务以将其添加到“我的一天”列表中,删除重要性或更改截止日期。同时,Doube单击它会向您显示消息中的信息,并允许您在Outlook中打开它。再次,这是一个不错的捷径,可以避免单击多个内容以查找重要内容。

  

  我们已经谈到了“待办事项”的核心方面,但是您也可以利用服务的“列表”功能。将任务添加到“待办事项”后,您可以为其创建一个列表。例如,如果任务是去购物,则可以右键单击任务,然后为其创建一个列表。该列表将显示在侧边栏中,完成后您便可以将其选中。这是管理复杂情况(例如对纸张进行评分,甚至是物品清单)的一种非常巧妙的方法。

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